Poduzetnici i poslovni subjekti u RH dužni su čuvati poslovnu dokumentaciju koja služi za vođenje knjigovodstveno računovodstvenih izvještaja. Poslovne knjige, financijske izvještaje i ostalu poslovnu dokumentaciju također je potrebno čuvati, ali rokovi za čuvanje se razlikuju ovisno o dokumentaciji. Ako zakonskom regulativom za pojedinu dokumentaciju nije propisan rok čuvanja, poduzetnik treba sam odrediti rok čuvanja internim aktom. Prema članku 10. Zakona o računovodstvu (Nar. nov., br. 78/15. – 144/22., dalje ZOR) i članku 66. Općeg poreznog zakona (Nar. nov. br. 115/16. – 114/22., dalje OPZ) knjigovodstvene isprave čuvaju se kao izvorni pisani dokument, na nositelju elektroničkog zapisa ili pretvorene na nositelju mikrografske obrade. Knjigovodstvene isprave mogu se čuvati izvan područja Republike Hrvatske, ali samo u drugoj državi članici, s obvezom da se u svakom trenutku tijelima nadležnim za nadzor na njihov zahtjev bez odgađanja omogući korištenje istih za potrebe nadzora. Za nepoštivanje rokova za čuvanje knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja, propisana je kazna do 13.272,28 eura (100.000,00 kn) za poduzetnika pravnu ili fizičku osobu te kazna za odgovornu osobo do 2.654,46 eura (20.000,00 kn). Nakon što istekne rok za čuvanje dokumentacije, porezni obveznici ne smiju svojevoljno dokumentaciju uništiti, a sve je definirano Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama. Po isteku roka za čuvanje dokumentacije porezni obveznik mora nadležnom arhivu podnijeti na odobrenje prijedlog za uništavanje određene dokumentacije. Taj prijedlog mora sadržavati popis o vrsti, količini i vremenu nastanka gradiva te o osnovi za izlučivanje (propisane rokove čuvanja). Nakon što porezni obveznik dobije službeno odobrenje, tek tada se dokumentacija smije uništiti. Također, veoma je bitno poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka prilikom uništavanja, kao i mjere zaštite okoliša.
U tablici možete vidjeti navedene rokove za čuvanje knjigovodstvenih isprava i poslovnih knjiga prema navedenim zakonima:
| KNJIGOVODSTVENE ISPRAVE / POSLOVNE KNJIGE | Rok čuvanja | PROPIS |
| Isplatne liste, analitička evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi | Trajno | Čl. 10. ZOR-a |
| Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u dnevnik i glavnu knjigu | Najmanje jedanaest godina | Čl. 10. ZOR-a |
| Isprave na temelju kojih su podaci uneseni u pomoćne knjige | Najmanje jedanaest godina | Čl. 10. ZOR-a |
| Dnevnik i glavna knjiga | Najmanje jedanaest godina | Čl. 14. ZOR-a |
| Pomoćne knjige | Najmanje jedanaest godina | Čl. 14. ZOR-a |
| Evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu i druge knjigovodstvene isprave | Najmanje deset godina od početka tijeka zastare | Čl. 66. OPZ-a |
| Godišnji financijski izvještaji | Trajno u izvorniku | Čl. 19. st. 13. ZOR-a |
Za sve nejasnoće i pitanja, slobodno nam se obratite s povjerenjem.
Vaš Arios!
Osobe za kontakt: marija@arios.net ili mobitel: 098208888.